Tous types de fichiers (texte, son, vidéo, dessin, logiciels, fichiers …) copiés sur un support (CD-Rom, DVD, clé USB, disque dur externe), quel que soit leur volume, peuvent faire l’objet d’un dépôt électronique notarial :

• Datarooms électroniques ;
• Créations littéraires ou artistiques, œuvres graphiques, plastiques, audiovisuelles, dessins ou modèles, plans ;
• Cahiers de laboratoires, comptes rendus d’activité de filiales, de services ou de chaînes de fabrication, descriptions de savoir-faire, etc.
• Logiciels, sites Internet ;
• Fichiers, banques de données, comptabilités ;
• Chaînes de pouvoirs et d’habilitations, organigrammes, chaînes d’élaboration de contrats.

 

Déroulement d’un dépôt électronique notarial

Une procédure simple et entièrement sous le contrôle du notaire

• En présence physique de son client ou de son représentant légal, le notaire, à son étude, dépose dans le coffre-fort électronique une enveloppe constituée des données du client et des métadonnées d’indexation. Il imprime ensuite les preuves de dépôt (empreintes électroniques des documents et accusés de demande et de mise au coffre-fort).
• Le dépôt électronique par acte notarié permet :
  • de donner date certaine aux données déposées, de prouver leur détention par le client à cette date et d’établir la preuve indiscutable de leur conformité au moment de leur restitution à terme ;
  • d’établir un lien juridique et technique entre les données conservées dans le coffre-fort électronique et les preuves déposées au rang des minutes de l’étude ;
  • de restituer à tout moment les documents déposés au client, seules les preuves resteront conservées sans limite de temps par l’étude.

 

Chiffres clés

Un dépôt électronique n’a pas de limite en termes de nombre de fichiers ou de volume. Le volume moyen d’un dépôt est de 400 Mo (le plus petit dépôt étant constitué d’un seul fichier moins un Mo, et le plus important contenait plus d’un million de documents pour un volume de 120 Go.
Le temps de réalisation d’un dépôt dépend du débit de la ligne Internet de l’étude (compter environ 5 minutes pour envoyer 100 Mo avec une ligne SDSL à 4 Mégabits).
Pour les dépôts extrêmement volumineux, il est possible de se rendre à la Chambre des Notaires de Paris qui dispose d’une liaison fibre très haut-débit.

 

Version allégée des chiffres clés :

400Mo : volume moyen d’un dépôt

1Million : nombre de documents dans le plus important dépôt à ce jour

5 Minutes : temps de réalisation pour 100Mo avec une ligne SDSL 4 M

 

Mode de distribution

L’application de dépôt électronique est disponible en téléchargement depuis chaque étude sur le sur le site http://www.depotelectronique.fr, ou sur demande envoyée par courriel à depotelectronique@paris.notaires.fr
Il peut être installé sur tout PC (Windows 7, 8 ou 10) raccordé au réseau Intranet Notarial.

 

Livraison

Une fois le logiciel installé, les habilitations d’accès au coffre-fort électronique sont effectuées dans les 24 heures.