Le notaire est identifié depuis toujours comme étant le professionnel par excellence de la preuve, de la sécurité juridique et de la conservation. Il doit apporter aujourd’hui une réponse adaptée à l’évolution des technologies de l’information et de la règlementation.
Le Dépôt Electronique Notarial permet aux notaires :
- D’assurer la parfaite conservation des documents déposés dans un coffre-fort électronique parfaitement sécurisé ;
- De constituer des preuves certaines de la date de leur dépôt, de leur origine et de leur intégrité ;
- De restituer les documents à l’identique.
1 million de documents déposés en une seule fois pour le dépôt le plus important réalisé à ce jour
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Tous types de fichiers (texte, son, vidéo, dessin, logiciels, fichiers …) copiés sur un support (CD-Rom, DVD, clé USB, disque dur externe), quel que soit leur volume, peuvent faire l’objet d’un dépôt électronique notarial :
- Datarooms électroniques ;
- Créations littéraires ou artistiques, œuvres graphiques, plastiques, audiovisuelles, dessins ou modèles, plans ;
- Cahiers de laboratoires, comptes rendus d’activité de filiales, de services ou de chaînes de fabrication, descriptions de savoir-faire, etc.
- Logiciels, sites Internet ;
- Fichiers, banques de données, comptabilités ;
- Chaînes de pouvoirs et d’habilitations, organigrammes, chaînes d’élaboration de contrats.
Déroulement d’un dépôt électronique notarial
Une procédure simple et entièrement sous le contrôle du notaire
- En présence physique de son client ou de son représentant légal, le notaire, à son étude, dépose dans le coffre-fort électronique une enveloppe constituée des données du client et des métadonnées d’indexation. Il imprime ensuite les preuves de dépôt (empreintes électroniques des documents et accusés de demande et de mise au coffre-fort).
- Le dépôt électronique par acte notarié permet :
- de donner date certaine aux données déposées, de prouver leur détention par le client à cette date et d’établir la preuve indiscutable de leur conformité au moment de leur restitution à terme ;
- d’établir un lien juridique et technique entre les données conservées dans le coffre-fort électronique et les preuves déposées au rang des minutes de l’étude ;
- de restituer à tout moment les documents déposés au client, seules les preuves resteront conservées sans limite de temps par l’étude.
Chiffres clés
Un dépôt électronique n’a pas de limite en termes de nombre de fichiers ou de volume.
Le temps de réalisation d’un dépôt dépend du débit de la ligne Internet de l’étude.
- 400Mo : volume moyen d’un dépôt
- 1Million : nombre de documents déposés en une seule fois dans le plus important dépôt à ce jour
- 10 Minutes : temps de réalisation pour 500Mo avec une ligne 10Mbits
Mode de distribution
L’application de dépôt électronique est disponible en téléchargement depuis chaque étude sur le sur le site http://www.depotelectronique.fr, ou sur demande envoyée par courriel à depotelectronique@paris.notaires.fr
Il peut être installé sur tout PC (Windows 7, 8 ou 10) raccordé au réseau Intranet Notarial.
Livraison
Une fois le logiciel installé, les habilitations d’accès au coffre-fort électronique sont effectuées dans les 24 heures.
Le coût est entièrement à la charge de votre client et se compose comme suit :
- Honoraires tarifés : émoluments relatifs à l’acte de dépôt des preuves (empreintes) au rang des minutes. Les émoluments tarifés perçus par le notaire pour l’établissement de l’acte de dépôt, au rang des minutes.
- Honoraires non tarifés : les honoraires correspondant aux autres interventions du notaire dans le cadre de Service de Dépôt Notarial sont convenus entre le notaire et le client
- Coûts de conservation des données : le coût est fonction du volume et de la durée, avec une facturation minimum forfaitaire de 300€ HT. Par exemple, la conservation 500 Mo pendant 5 ans sera facturée 710 € HT, soit 142 € HT/an).
Ce coût est facturé d’avance pour la durée convenue.
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