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NotmailARCHIVES

Conserver et sécuriser vos courriels

Pour des raisons impérieuses de sécurité qui s’imposent à une profession dont la vocation est d’être tiers de confiance, les Chambres de Paris, de Versailles et des Hauts-de-Seine ont décidé que tous les offices de leurs compagnies respectives doivent se doter d’un système sécurisé d’archivage des courriels. Pour répondre à ce besoin, Paris Notaires Services a développé un service spécifique d’archivage, Notmail ARCHIVES.

Notmail ARCHIVES sécurise la conservation et la consultation des courriels, sans incidence sur le fonctionnement normal de la messagerie utilisée par les offices, en offrant toutes les garanties de confidentialité et de sécurité. Spécialement conçu par Paris Notaires Services pour les offices notariaux, il permet :

  • de conserver tous les courriels émis et reçus par l’office, avec leurs pièces jointes ;
  • de préserver la preuve de leur existence, de leur origine, de leur envoi et de l’intégrité de leur contenu ;
  • de garantir leur confidentialité et de vérifier qui les a consultés ;
  • de les indexer par rapport à leurs éléments d’entête, à leur contenu et à celui de leurs pièces jointes ;
  • de les retrouver rapidement grâce à un moteur de recherche performant ;
  • de les consulter à tout moment ;
  • d’assurer leur lisibilité dans la durée.
5 To de mails échangés par mois
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Pourquoi Notmail ARCHIVES ?

La préparation des dossiers procède de plus en plus d’échanges de courriels. Ces courriels ont une force probante qui peut être égale à celle des correspondances et des documents sur support papier. Il convient d’en assurer une conservation sécurisée et de pouvoir les retrouver rapidement et sûrement dans des conditions au moins égales à la conservation et au classement des documents papier.

Les notaires doivent aujourd’hui respecter une politique d’archivage rigoureuse des informations qu’ils peuvent recevoir ou émettre. C’est à cette condition qu’ils peuvent prétendre au statut de « tiers de confiance » au sein de l’économie numérique, tant à l’égard de leurs clients que des pouvoirs publics.

 

Les garanties de NotmailARCHIVES

 

Comment mettre en place Notmail ARCHIVES ?

Pour activer Notmail ARCHIVES dans votre office, vous devez au préalable remplir un « Bulletin de souscription » qui donne à Paris Notaires Services (PNS) des informations nécessaires au démarrage du service et qui précise ses conditions d’utilisation ainsi que son coût.

Par la suite, le service est activé à distance par PNS, à une date notifiée à l’office. Les courriels émis ou reçus, ou échangés au sein de l’office, à compter de cette date sont alors automatiquement transmis au serveur de versement de Notmail ARCHIVES dès leur arrivée sur le serveur de messagerie.

Cette activation ne demande aucune intervention particulière pour les offices qui utilisent le serveur de messagerie géré par la Chambre de Paris. Dans le cas contraire, qu’il s’agisse des courriels échangés avec l’extérieur ou en interne, une analyse du système et un paramétrage doivent être réalisés par PNS sur demande de l’office.

 

Cette mise en place doit-elle obéir à des conditions juridiques particulières ?

Oui. Il appartient à l’office :

 

Les factures sont établies dans les 15 jours qui suivent la fin de chaque trimestre civil et comprennent : (tarifs applicables au 1er janvier 2016)

  • un abonnement mensuel en fonction du nombre d’utilisateurs ;
  • une tarification complémentaire en fonction du volume des courriels archivés.

Pour toute information sur le service, adressez un courriel à info.notmail@paris.notaires.fr