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Service Central d’archivage

Exclusivité, fiabilité, disponibilité et confidentialité

La Chambre des Notaires de Paris propose aux notaires un service d’archivage des minutes, des dossiers ainsi que des pièces comptables des offices. Le stockage est effectué dans un entrepôt en banlieue parisienne (Perray-en-Yvelines, 78).

Ce service est exclusivement dédié au notariat, de la collecte des arrivées, de leur indexation par code barre, à leur entreposage, et la gestion des sorties de documents et des copies numérisées. Le service est composé d’une équipe de professionnels qui exercent dans la plus absolue confidentialité.

Le service d’archive propose également les prestations suivantes :

  • Conseils sur l’organisation des archives
  • Evaluation de l’importance des archives à déposer et coût de garde des archives
  • Mise à disposition des archives conservée (uniquement pour les études abonnées propriétaires des archives déposées)
  • Conseils sur la numérisation et l’archivage des données.

Chiffres clés :

  • Plus de 35 années d’existence du service.
  • 75 km d’archives (+150 % en 10 ans).
  • Près de 27 000 consultations par an.
  • Plus de 200 000 pages de minutes numérisées.
  • Un chiffre d’affaires en constante évolution ( +140 %   en 10 ans).
  • 150 études abonnées (+40 % en 10 ans).
75 Km d'archives

Le service des archives de la Chambre des Notaires de Paris

Le service des archives assure le support administratif et la gestion physique des archives qui lui sont confiées avec pour objectif la satisfaction de l’étude mandataire. Le service se charge de la réception de l’archivage et de la mise à disposition aux offices des documents déjà archivés.

La mission du service consiste à identifier, classer, archiver, préserver, et parfois assurer la destruction de certaines archives notariales. Son objectif est de stocker de manière efficace et systématique les documents dont une étude peut avoir besoin pour son activité, dans un objectif de traçabilité, d’intégrité, de sécurité et de pérennité des informations.

Le processus est simple. L’office contacte le Département Archives. Un correspondant se déplace à l’étude pour estimer le volume d’archives à enlever. Un devis est établi sur cette base. Après accord, le département assure l’enlèvement à l’office, le transport et l’archivage dans les locaux du Perray-en-Yvelines.

En cas de besoin, l’office peut à tout moment accéder à ses archives (minutes, dossiers,

comptabilité… . ).

Elles sont adressées soit par courriel, pour les minutes exclusivement, soit par sortie physique pour tous les types de documents dans un délai de 48 heures.

 

Missions :

 

Processus :

 

Points forts :

Ce service est facturé suivant le type d’opération. (Facturation unique ou mensuel)

  • Réception et mise en rayonnage des archives : avec ou sans intervention de PARIS NOTAIRES SERVICES
  • Garde des archives
  • Opérations sur les archives : sortie physique, envoi de copie numérisée, demande de renseignement sur un document, etc…
  • Sortie définitive

Pour toute information sur le service, vous pouvez adresser un courriel à :

Jean-Marc CHAPALAIN , Responsable du service archives

jean-marc.chapalain@paris.notaires.fr